一、琼苑报告厅、墨香简介
琼苑报告厅位于医学图书馆二层,面积为208平米,可容纳96人参会。墨香位于医学图书馆四层,面积为48.9平米,可容纳24人参会。琼苑报告厅和墨香可用于:
(一)科学交流类的学术会议、学术报告、讲座;
(二)相关学科专业教学实践、观摩;
(三)学校及校内二级单位工作会议;
(四)经学校批准的重要活动;
(五)不承接商业相关会议活动。
二、预约办法
(一)预订方需填写《北京大学医学图书馆会议室使用审批表》,详细说明活动的内容、规模、形式、参会人员等情况,院系签字盖章后,将申请表、会议议程、参会人员的扫描件发至邮箱happy@bjmu.edu.cn。
(二)在收到图书馆确认场地可用的回复后,预订方携带《北京大学医学图书馆会议室使用审批表》原件至图书馆104房间办理租用事项。
(三)琼苑报告厅及墨香预订申请受理时间:工作日周一到周五8:00-11:30,13:00-17:00(需至少提前三天办理)。
(四)预订方可提前联系调试设备或彩排,免费调试时间为30分钟以内。调试原则以确认所带电脑与所调试设备相匹配与否为度。
三、场地使用规定
1. 遵守国家法律和法规,遵守北京大学医学部及图书馆的有关规定;
2.勿自带灯光、音响、调音台、LED屏、摇臂摄像机等设备;横幅、背景板(含户外板和签到板)等物品(包括舞台搭建等)需提前沟通确认;
3.使用方自带的用品(如花篮等)用后应及时带走或清理,不可留在报告厅内;
4.活动方因使用不当等原因造成琼苑报告厅设施设备损坏的,由活动方(预订使用的盖章单位)负责修复和赔偿,同时赔偿由此产生的场地租金损失。
5.活动方如有收费明细中未提及的其他需求,请事先与医学图书馆沟通。
6.活动方在进入图书馆后,应尽量降低声音,切勿大声喧哗,以免影响图书馆阅读环境。
7.参会海报需在琼苑报告厅内摆放,无特殊原因不得摆放在报告厅外。
8.会议室申请人应逐项如实填写本表,并须实地了解会场设施设备情况、LED大屏尺寸、会场使用注意事项,并全程负责会议布场、协调及会务程序,确保会场使用期间无违反党和国家政策,违反社会主义道德,危害党、国家和人民利益等相关内容及任何商业行为。
9.各院系使用会场须经学院院办审批,并有领导签字、学院盖章。举办各类学生活动等借用会议室,须经学工部、校团委、学院团委、学办审批,且在一周前提出申请。
10.会议室使用过程必须遵守会议室管理相关规定并服从会场工作人员的管理。
11.申请表后请附会议主要内容及详细流程,会议更改内容,工作人员有权拒绝使用。会议过程中所使用的道具等物品材料需经工作人员审验同意后才能使用,并需提前报备。
12.至少提前一天确定布场方式,确定后非特殊原因不可随意改动。
13.为保护会场设备设施,会场内禁止进行剧烈运动,禁止摆放易划伤或损伤地板地毯的物品。会场桌椅禁止随意搬动,食品饮料禁止携带入场。
14.会议室布置场地+走台时间限定一小时,超过一小时按新收费标准收费,请各单位使用完及时缴纳会议费用。
以上注意事项均已阅知,并严格执行相关规定,文明使用会场,如有违反,将负全责。
四、联系方式
联系人:丁老师、高老师
地 点:图书馆104室
联系电话:010-82801188
电子邮箱:happy@bjmu.edu.cn
五、报告厅内景展示